日程に空白時間をつくる

手帳を使い始めて「よし、時間を無駄にせず有効に使って生産性を上げるぞ！」と勢い込んだのはいいのですが、すぐに破綻することになりました。
その原因は、私の日程の組み方に問題があったのです。

融通の利かない、修正のできない日程づくりは見直したほうがいいかもしれません。

『PRESIDENT (プレジデント) 2008年 11/3号』
特集記事「年収2000万円の手帳術」 - 飯島 勲氏の手帳術より

飯島氏は小泉元総理の首席総理秘書官だった方です。総理の日程をどう組むかが重要な役割。
「極端に言えばトップが一分でも急に予定をずらすと、全体がずれ込み、機能不全・士気低下を招くこともあるのです。トップにとって大切なのは絶対にブレないこと。それは、政策だけでなく、日程に関しても同様なのです。」（同書より）

たとえ数分でも日程がずれてはいけないという厳しい条件で、どのように日程を組んでいくのか。その秘訣は、日程に空白時間をつくること。
飯島氏は「飯島秘書官打ち合わせ」という項目を30分から一時間程度の幅で、必ず入れるようにしていたのだそうです。突発的な用件をそこで吸収できるように。

私は「時間を無駄にしてはいけない」と、一日の予定をビッシリと、ほとんど隙間なく埋め込んでいたのです。でも仕事をしていると、急な依頼というものが頻繁に発生します。その度に、「あー、予定が崩れる・・・」とイライラしながら対応していました。こんなやり方が破綻するのも当然です。

いまでもスケジュールの詰め込みすぎという悪癖は少し残っていますが、以前よりはだいぶうまくなっていると思います、たぶん。。。

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