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手帳に書くことがないって、どういうこと?

2010年06月10日(木曜日)
時間は生活の背景幕であり、宇宙を織りなしている。時間のとらえ方が、思考、感覚、行動に大きな影響を与えているのだ。

迷いの晴れる時間術
(フィリップ・ジンバルド, ジョン・ボイド 共著/ポプラ社) より

とある会食にて、

 「そんな大きな手帳にいったい何を書いてるの?」
 「どうして今時、手帳を持ち歩く必要があるの?」
 「スケジュールなんて携帯(iPhone)さえあれば充分でしょ?」
 「手帳は好きで毎年買うんだけど、結局いつも書くことがなくて続かないんだよね~」

こんな話になりました。
その場には7~8人ぐらいいたのですが、私だけがアナログ手帳(しかもお弁当サイズの大きな手帳)を使っていました。

手帳は時間管理だけに使っているわけではありません。
が、今日は手帳での時間管理について。

「実績管理」してる?

みなさんは時間の「実績管理」ってされていますか?

先日の「時間はある 問題はどう配分するかだ (時間を色分けしよう)」でご紹介しましたが、最近は予定の管理は Googleカレンダーを使っています。
でも、実績管理(正確には予実管理)にはアナログ手帳を使い続けています。

予定は仕事のアポイントだけでなく、朝起きてから夜寝るまでの一日の時間の使い方をすべて管理しています。掃除や食料品の買物なども含めた、日常の活動すべてです。

洋服をつくるとき、いきなり布にハサミを入れて、それをミシンで縫い始めるということは普通しないと思います。
まずはデザインを考え、型紙をつくり、その型紙を布にあてて切り、仮縫いをして本縫いをするというような手順になるでしょう。

時間の使い方(予定)を考えずに一日をスタートするのは、いきなり布にハサミを入れるのに似ていると思います。

まずはアウトプット(今日はどんなふうに過ごすのか? 今日やり遂げたいことは?)をイメージして、型紙や仮縫いをするみたいに時間の使い方の予定をたててから、本縫いのように、実際に一日をスタートします。

そして、実際に時間をどのように使ったのかという実績の記録をつけます。
あまり細かいと大変だし、それ以上する意味も感じないので、おおよそ15分単位で記録しています。

予定と実績を比較し、その日の時間の使い方を見直すというのが日課。

もし「実績管理」をしていれば、手帳に書くことがないという状態にはならないですよね。毎日なにかしらの活動をしているのですから、必ず書くことがあります。

時間の使い方の記録をとる理由は?

スケジュールの予定だけを管理するのは、毎月の家計の予算管理だけを行うのと同じこと。

予算をたてるのは、お金の使い方をコントロールして有効利用するため(浪費を減らして投資を増やすなどの目的のため)のはず。
であれば当然、予算だけでなく実績(何にいくら使ったか)の記録を残し、予算との比較を行いますよね。

時間も同じこと。

記録することが目的とか、記録することが楽しいということではなく、限られた時間を有効活用して自分の生活(人生)を改善するため、毎日の時間の使い方の記録をとって、予定との比較を行うのです。

でも面倒なのでは?

時間の実績管理(予実管理)をしていない人からは「そんなの面倒だよ」と言われます。
たしかに面倒です。でも目的がハッキリしていて、その目的が自分にとって重要なことであれば多少の面倒はのりこえることができます。

ストレスフリーを目指しているなら、ストレスを感じたときを記録(色をつけるとか)してはどうでしょう?
どんなときにストレスを感じるのか分析し、その対策を考えるのです。

仕事の生産性アップを目指しているなら、まずはルーチンワークの所要時間を記録してみては?
どうすれば短縮できるか? 本当にやる必要があることか? ほかの方法はないか? を考える材料になると思います。

記録を続けていると、自分のバイオリズムも見えてきます。
午前中にやったほうがいいこと、午後にやったほうがいいこと、など自分のバイオリズムにあわせて仕事の予定を入れることができるようになってきます。

まずは自分の問題意識にあわせて時間の予実管理をしてみては?

◇     ◇     ◇

参考になるかわかりませんが、私の手帳を少し公開。 一週間単位でバランスを見るために、見開きで一週間が見渡せるレイアウトです。 一日単位では、左に予定を大雑把に、右が実績です。こうすれば予定と実績を簡単に比較できます。

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◇     ◇     ◇

【今日のコボジュン】
はじめて座禅を試してみました。本に書かれていた説明をもとにですが。
座り方は、片方の足だけを反対側の腿の上に乗せる半跏趺坐(はんかふざ)と、両足を反対側の腿の上に上げる結跏趺坐(けっかふざ)の2種類あるそうです。
結跏趺坐(けっかふざ)のほうが効果があるということで、そちらを試しました。
この方法だと自然と姿勢がよくなるようです。
おもいのほか気持ちよかったので、しばらく続けてみようと思っています。

★ 自分磨きテーマ: 時間から自由になる
★ タグ: 手帳
★ アーカイブ: 2010年06月


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2009年1月11日 スタート