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[名言/ノート] 予定通りに事が運ばない理由をつきとめる【自分日報】のススメ

2011年02月15日(火曜日)
「反省」を、日々の仕事において、どのように実践するか。

まだ印象が強く残っている時間に行う「直後の反省」は、きわめて大切です。もう1つは、「夜の反省日誌」です。
一日の仕事を終えた夜、一人、就寝前に反省日誌を書くことも、同時に行うべきです。その理由は、三つあります。

第一は、時間を経た後、「濾過」されて心に残るものに、大切な意味があるからです。
第二は、反省を、曖昧な言葉で語るだけでなく、明確な「文章」にすることによって、より客観的に、明瞭に、そして、深く、自分の問題や課題が見えてくるからです。
第三は、一人で書く日誌には、同僚には語れない「自分の心の動き」が書けるからです。
それゆえ、この日誌は、誰にも見せず、一人で書くものとすべきです。

成長し続けるための77の言葉』 (田坂 広志 著/PHP研究所) より

今年から始めた新しい習慣が【自分日報】です。
仕事の「日報」というのは普通は上司に報告するためのものですが、【自分日報】は他の人に見せるのでなく、自分でその日を振り返るためのものです。
そして、「反省」するためのツールでもあります。

参考:「反省」とは何か? 「反省」とは最も高度な「智恵の修得法」である

それまでは頭の中だけで「反省」していたのですが、どうもうまくいきません。
なんとなくフワフワと漂っている考えを、「文章」にすることで定着することができるようです。

でも【自分日報】を始めた一番の理由は、なかなか予定通りに事が運ばない理由をつきとめたい!と思ったからです。

私は「時間を無駄にしてはいけない」と、一日の予定をビッシリと、ほとんど隙間なく埋めたくなる性分で苦労しています。

2009年11月に「日程に空白時間をつくる」をご紹介しました。それ以降はバッファー時間を入れるようにしたのですが、それもうまくいかないのです。
「時間に余裕がある」と思うと、安心してゆっくり仕事をしたり、ダラダラしてバッファー時間を有効に使えていませんでした。

キョクトウ FOB Wリングノート ドット罫 A5サイズ シルバー PTD03A5SV 5セットそこで一日の予定はビッシリと入れる代わりに、予定通りにいかなかった場合はその理由が明確にわかり、今後の対策をちゃんと練れるようにしたいと思ったのです。

具体的には F.O.B. COOP の A5サイズの 5mmドットノートを使って、簡単なオリジナルフォーマットを作りました。

こんな感じ(下の写真)で 5mm間隔のドットがうってあります。
無地や横罫、5mm方眼のノートって多いですけど、ドットのみのノートって少し珍しいですよね。

ドットのみの良いところは、縦にも横にも(斜めにも)線が引きやすいということ。
オリジナルの日報フォーマットを作りたかった私にピッタリのノートです。

実際に書いたものが下記です。

メールチェックや英語の勉強など朝の日課を10時までに終わらせて、午前中2時間、お昼、午後5時間、夜の予定を左側の広めのスペースに書いていきます。

右側の狭い部分が、

  ・予定外の割り込みの仕事
  ・脱線してしまったこと
  ・入れるべきだったのに入れ忘れていた項目
  ・ずれこんでしまった項目

を書くスペースです。
これらが「予定通りに事が運ばない理由」の一部です。
ずれこんだ項目はどこへずれたのかを矢印線で記入します。
予定の入れ忘れや脱線は、当然ながら要反省です。
割り込みの仕事は不可抗力で仕方ないものが多いのですが、どういう時にどんな割り込みが発生しやすいのか、その傾向をつかむことができれば今後に活かすことができますね。

タスク項目ごとにざっくりと予定時間を書いておき、終わったら実際にかかった時間を書きます。この時は全て黒で書いていますが、いまは予定を黒、実績をスカイブルーで書きわけています。
その予実差も「予定通りに事が運ばない理由」の一部です。
見積時間がなぜずれてしまったのか、その部分を反省して今後に活かします。

また、右側の割り込みや脱線項目についても、それにかかった時間をスカイブルーで記入します。
これらの実績時間は、iPhone のアプリ aTimeLogger で測っています。

参考:[iPhone] aTimeLogger : 【忙しい】毎日を、【充実した】毎日に変える為のiPhoneアプリを使ってみよう

予定通りに事が運ばない理由」は他にも、睡眠不足や前日飲みすぎた等の体調の問題、どうにもやる気が出ないとか、集中できないという気持ちの問題もあります。

一番下のスペースが一日の最後に反省内容を書くスペースです。
次のアクションが必要な部分は赤ペンで書いておきます。
なので、過去一週間分の振り返りをするときは赤文字部分のみを読み返せばいいようになっています。

同じことは EXCEL などデジタルでも出来ますが、わざわざ手書きでやっている理由があります。

  ・アナログのほうが圧倒的に速いから
   (電話で割り込みが入ったときも、片手で瞬時に記入できます)
  ・手書きだと感情が反映されるから
  ・手書きで「反省」を書くと、痛みを伴うから

特に最後の「痛みを伴う」というのが私には重要で、「悔しいなぁ、次は絶対同じことはしないぞ!」と決意するために必要なのです。

一ヶ月ほどこの【自分日報】を続けて思うのは、「どうして今までやってこなかったんだろう? もっと早くやっていれば・・・」ということ。
これまでも手帳を使って予実差の分析をしていましたが、「反省」の濃度がまったく違います。

やりたいことが沢山あるのに、なかなか自分の思い通りに前へ進めないと思っている方は、ぜひ【自分日報】を始めてみてください!

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【今日のコボジュン】
今朝はまた二度寝してしまい、朝のスタートで出遅れました。(>_<);;
夜中にパチッと目が覚めて、ブログに書く内容なんかを考えていたら眠れなくなり、朝方になってようやくウトウト。昨日は遅い時間まで女子部のレポート記事を書いていたので、その余韻でいろいろ考えてしまったんですね。
これからは夜にブログを書くのは「なるべく」避けようと思います。

★ 自分磨きテーマ: 良い習慣をつくろう
★ タグ: ノート
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